JAKARTA - Pengertian administrasi perkantoran adalah aktivitas yang terkait sistem pengelolaan administratif di lingkungan kerja kantor.
Sistem manajemen ini merupakan salah satu unsur penting dalam struktur organisasi yang bertugas menyediakan informasi administratif yang dibutuhkan agar setiap proses kerja dapat berjalan secara efisien dan terorganisir.
Untuk memahami konsep ini secara lebih mudah, penting bagi kita untuk mengetahui definisi dari administrasi perkantoran itu sendiri.
Banyak ahli telah mengemukakan pandangannya terkait makna istilah ini, yang pada dasarnya mengarah pada pengelolaan pekerjaan administratif guna mendukung kelancaran operasional di dalam suatu organisasi atau instansi.
Dengan memahami pengertian administrasi perkantoran, kita dapat melihat betapa pentingnya peran sistem administratif dalam menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan terstruktur.
Pengertian Administrasi Perkantoran
Pengertian administrasi perkantoran mencakup serangkaian aktivitas yang berfokus pada pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematik.
Secara etimologi, kata "Administrasi" berasal dari bahasa Latin, yakni "Ad" yang berarti intensif dan "ministrare" yang berarti membantu atau melayani.
Secara umum, administrasi perkantoran dapat dibagi menjadi dua pengertian: sempit dan luas.
Dalam pengertian sempit, administrasi perkantoran meliputi kegiatan teknis yang mendukung operasional perusahaan, menyajikan laporan kepada direksi, dan berperan penting dalam menciptakan organisasi yang lebih efektif.
Sementara itu, pengertian luasnya mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengelolaan berbagai pekerjaan di kantor untuk menciptakan tata usaha yang tertib dan efisien.
Administrasi perkantoran juga melibatkan tugas-tugas seperti perencanaan keuangan, penagihan, pencatatan, personalia, serta distribusi barang dan logistik.
Seorang administrator kantor atau manajer kantor biasanya bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut.
Beberapa ahli, seperti George Terry, menganggap administrasi perkantoran sebagai perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian pekerjaan di kantor untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Sementara itu, Prajudi Atmosudirdjo menganggap administrasi perkantoran sebagai gabungan antara manajemen kantor dan manajemen operasional.
Tugas Administrasi Perkantoran
WH Evans, seorang ahli administrasi perkantoran, menjelaskan bahwa tugas utama administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen serta mengatur seluruh operasi perusahaan terkait penggunaan informasi, penyimpanan data, dan komunikasi organisasi.
Secara garis besar, tugas utama administrasi perkantoran mencakup rekapitulasi data, pengelolaan dokumen, dan penyimpanan dokumen secara terstruktur.
Dari tugas utama ini, beberapa kegiatan yang termasuk dalam tugas administrasi perkantoran adalah:
Berkomunikasi lewat telepon
Administrator kantor memiliki tanggung jawab penting dalam berkomunikasi melalui telepon, termasuk menerima dan melakukan panggilan dari luar. Keterampilan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan dalam tugas ini.
Di kantor kecil hingga menengah, tugas ini umumnya menjadi kewajiban utama, berbeda dengan perusahaan besar yang seringkali memiliki divisi layanan pelanggan.
Menyusun agenda kantor
Selain berkomunikasi melalui telepon, administrator kantor juga bertugas menyusun agenda untuk berbagai pertemuan dengan mitra atau departemen lain.
Dalam menyusun agenda, penting untuk berkoordinasi dengan bagian terkait agar jadwal dapat disusun dengan baik tanpa ada konflik waktu.
Entri data perusahaan
Tugas penting lainnya adalah entri atau rekap data, seperti data transaksi pelanggan, informasi konsumen, dan data lainnya yang perlu direkapitulasi.
Di perusahaan yang memiliki divisi lain, tugas administrator hanya sebatas memastikan bahwa data dari divisi lain telah terinput dengan baik.
Pengelolaan file data
Untuk memastikan data dapat dikelola dengan baik dan mudah diakses, administrator kantor juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan data tersebut.
Proses pengarsipan ini sangat penting agar semua dokumen dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran
Dari berbagai tugas yang telah dijelaskan, kita bisa memperkirakan jenis pekerjaan yang harus dilakukan dalam administrasi perkantoran.
Mengetahui cakupan atau ruang lingkup tugas administrasi perkantoran akan memudahkan kita mempersiapkan diri dan mempelajari keterampilan yang diperlukan. Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran terdiri dari:
Kegiatan kantor
Ruang lingkup ini mencakup perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengawasan (controlling) dalam operasional kantor.
Sarana kerja kantor
Ruang lingkup ini meliputi bangunan atau gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, serta mesin-mesin yang ada di kantor.
Seorang administrator bertanggung jawab untuk merencanakan pekerjaan pegawai, mengawasi kinerja mereka, serta meminta pengadaan atau perbaikan sarana dan prasarana kantor yang diperlukan.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Secara umum, tujuan dari manajemen perkantoran adalah untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efisien, serta memenuhi standar teknis, ekonomi, dan psikologis, yang meliputi:
-Teknis: Memiliki manfaat dan daya guna.
-Ekonomis: Menjaga harga yang wajar dan sesuai dengan yang semestinya.
-Psikologis: Memberikan kepuasan.
Berikut adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
-Menyediakan data dan informasi yang lengkap untuk pihak yang membutuhkan agar tugas organisasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
-Mengawasi pekerjaan kantor dan administrasi untuk memastikan standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur dilaksanakan dengan tepat.
-Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan pelayanan yang baik dalam kaitannya dengan manajemen.
-Berkomunikasi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
-Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
-Melakukan verifikasi, pemantauan, dan evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
-Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga pemilihan pegawai.
-Menafsirkan dan mengomunikasikan prosedur kerja serta kebijakan perusahaan kepada seluruh pegawai.
GR Terry dalam bukunya "Office Management and Control" juga memiliki pandangan tentang tujuan administrasi perkantoran, antara lain:
-Memberikan informasi yang lengkap dan terperinci serta mengklasifikasikan siapa, kapan, dan di mana informasi tersebut diperlukan untuk kelancaran organisasi.
-Membuat catatan dengan biaya yang seminimal mungkin.
-Menyelesaikan pekerjaan tata usaha secara efektif dan efisien.
-Membantu perusahaan bersaing dengan kompetitor dengan lebih baik.
-Menyusun laporan keuangan dengan biaya yang seminimal mungkin.
Tujuan administrasi perkantoran secara umum meliputi hal-hal berikut:
Menerapkan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi agar tugas dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
-Meningkatkan pengelolaan dokumen sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.
-Menerapkan dan meningkatkan pengelolaan administrasi keuangan (accounting) agar pengelolaan keuangan dapat dipertanggungjawabkan dan dilaporkan.
-Meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap relasi dengan pihak luar.
-Meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan, mengorganisir, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing karyawan.
-Meningkatkan kemampuan berkomunikasi dengan relasi eksternal, sambil tetap memperhatikan etika dan lingkungan yang ada.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Menurut Quible (2001), terdapat lima jenis fungsi pendukung administratif di perkantoran, yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut penjelasan masing-masing fungsi administrasi perkantoran:
Fungsi Rutin
Fungsi ini mencakup tugas administratif yang memerlukan keterampilan dasar, seperti pengarsipan dan penggandaan dokumen atau barang perusahaan.
Fungsi Teknis
Fungsi teknis melibatkan keterampilan khusus dan pengambilan keputusan yang tepat dalam menjalankan tugas administratif yang lebih kompleks.
Fungsi Analisis
Fungsi analisis mengharuskan kemampuan berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat.
Fungsi Interpersonal
Fungsi ini berfokus pada keterampilan komunikasi yang baik dan kemampuan untuk melakukan analisis serta penilaian dalam mengambil keputusan yang melibatkan orang lain.
Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemberian motivasi kepada karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Terdapat tiga karakteristik utama dalam administrasi perkantoran, yaitu:
Bersifat Pelayanan
Pekerjaan administrasi perkantoran berfungsi sebagai pelayanan yang mendukung tugas utama agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Bersifat Terbuka dan Luas
Administrasi perkantoran memiliki sifat yang terbuka dan luas, yang berarti tugas-tugas kantor dapat dilaksanakan di berbagai tempat, tidak terbatas hanya di dalam gedung.
Dilaksanakan oleh Semua Pihak
Tugas administrasi perkantoran dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi atau perusahaan, dari pimpinan hingga karyawan dengan tingkat jabatan paling rendah, secara terstruktur.
Bagaimana Jika Belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran?
Setelah memahami pengertiannya, apakah kamu tertarik untuk belajar di Jurusan Administrasi Perkantoran? Jurusan ini tersedia di tingkat SMK, Program Vokasi (D-3), dan juga di jenjang Strata 1 (S-1).
Di Jurusan Administrasi Perkantoran, kamu akan mempelajari berbagai pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas di organisasi, baik perusahaan maupun kantor.
Beberapa contoh tugas yang akan dipelajari adalah manajemen kearsipan, korespondensi, teknologi informasi, dan banyak lainnya.
Di jurusan ini, kamu akan dibekali dengan kemampuan manajerial, keterampilan komunikasi, pengelolaan organisasi, berpikir strategis, bahkan pengetahuan dalam bidang matematika.
Mahasiswa Administrasi Perkantoran juga akan mempelajari mata kuliah seperti Mengetik Elektronik, Stenografi, Praktek Komputer, Praktik Mengetik dan Simulasi Kantor, serta Manajemen Komplain dan berbagai mata kuliah lainnya.
Siswa SMK Administrasi Perkantoran juga diajarkan mengenai sikap profesional, cara berpakaian yang tepat, keterampilan berkomunikasi melalui telepon, dan banyak aspek lainnya.
Banyak lulusan SMK Administrasi Perkantoran yang kemudian memilih bekerja atau melanjutkan studi ke Program Vokasi (D-3) dan Sarjana (S-1) di bidang yang sama.
Apa Prospek Kerja, Profesi, dan Karier Lulusan Administrasi Perkantoran?
Bahkan sejak di jenjang SMK, lulusan Jurusan Administrasi Perkantoran sudah memiliki prospek yang cerah di dunia kerja. Berikut beberapa prospek kerja dan tugas yang bisa dijalani oleh lulusan jurusan ini:
Sekretaris
Prospek pertama adalah menjadi sekretaris yang memiliki tugas untuk memfilter informasi bisnis bagi pimpinan, serta bertanggung jawab sebagai perekam dan pengingat berbagai kegiatan pimpinan dalam perusahaan.
Staff Administrasi
Lulusan Administrasi Perkantoran juga bisa bekerja sebagai staff administrasi. Tugas mereka mencakup menjalankan berbagai aktivitas administrasi di kantor untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Staff Personalia
Sebagai staff personalia, tugas yang dijalankan meliputi pengelolaan payroll, database, presensi karyawan, pinjaman, dan pencatatan cuti karyawan dalam perusahaan.
Personal Assistant
Prospek berikutnya adalah menjadi personal assistant. Orang-orang dengan kesibukan tinggi biasanya membutuhkan bantuan seorang personal assistant.
Lulusan Administrasi Perkantoran bisa memanfaatkan keterampilan mereka untuk membantu atasan dalam berbagai kegiatan di perusahaan.
Public Relations
Lulusan Administrasi Perkantoran juga bisa bekerja di bidang public relations. Dengan keterampilan komunikasi yang baik, mereka bisa menjembatani hubungan antara perusahaan dan dunia luar.
Guru SMK
Jika melanjutkan kuliah di Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran, lulusan dapat menjadi guru dan mengajar di jurusan yang sama di tingkat SMK.
Sebagai penutup, pengertian administrasi perkantoran mencakup berbagai aspek penting dalam pengelolaan dan penyelenggaraan tugas-tugas administratif yang mendukung kelancaran operasional suatu organisasi atau perusahaan.